Jak bezpapírová kancelář řeší dilema správy souborů?

Pojďme nejprve mluvit o tom, jak je tradiční kancelář bolesti hlavy: souborový kabinet je plný a nalezení smlouvy trvá dlouho; Důležité dokumenty se snadno ztratí nebo poškozují; Oddělení předávají dokumenty, jako je hraní „Pass the Parcel“. Tyto problémy lze účinně vyřešitbezpapírový kancelářský systém.

1. Elektronické podání nahrazuje akumulaci papíru

Nejpřímějším výhodou kanceláře bez papíru je vytvořit soubory „online“. Všechny dokumenty jsou naskenovány na elektronické verze a ukládány v systému, což podporuje více formátů, jako jsou PDF a Word. Například systém správy smluv naší společnosti nyní musí zadat pouze číslo smlouvy, aby získal celý soubor do 3 sekund, a není třeba se prohrazovat skrz skříně.

2. inteligentní vyhledávání a rychlé umístění

Největší výhodou elektronických souborů je, že je lze prohledat. Vestavěná funkce plného textu vyhledávání systému může vyhledávat podle klíčových slov, dat, autorů a dalších dimenzí. Minulý týden hledalo finanční oddělení před třemi lety formulář úhrady. Během souborů trvalo dlouho, ale nyní vyjde po vstupu do „cestovních výdajů v roce 2022“.

3. ovládání verzí, aby se zabránilo zmatku

Nejobávanější věc na papírech je, že jsou neustále revidovány a nikdo neví, kdo má nejnovější verzi. Systém elektronického dokumentu automaticky uloží historické verze a nastaví oprávnění modifikace. Návrh plánování našeho marketingového oddělení byl nyní revidován na verzi 15 a systém jasně zaznamenává, kdo provedl každou revizi a kdy.

4. Mobilní kancelář porušuje omezení prostoru

Díky systému bez papíru mohou mobilní telefony kdykoli přistupovat k souborům. Naposledy můj šéf požádal o nabídku na letišti a já jsem se přihlásil do systému přímo na svém mobilním telefonu, abych mu poslal, což bylo rychlejší než expresní doručení. Když cestuji, zvládnu všechny soubory s tabletem a do kufru mohu zabalit polovinu.

5. Bezpečná záloha, aby se zabránilo ztrátě

Důležité soubory jsou po skenování automaticky zálohovány do cloudu, takže není třeba se bát, i když se počítač rozpadne. Setkali jsme se s tragédií, kde byla kancelář zaplavena a všechny papírové soubory byly ztraceny. Nyní mají elektronické soubory trojité zálohy, které jsou mnohem bezpečnější.

6. Green Office snižuje náklady

Pojďme udělat několik výpočtů: A4 papír stojí 20 juanů za balíček a společnost používá 100 balíčků měsíčně, což je 24 000 juanů ročně. VŠECHNY náklady na spotřební materiál tiskárny, skříňky na podání a prostoru v archivu jsou náklady. Po tombezpapírový kancelářský systém, tyto výdaje lze snížit nejméně o 70%, což je také šetrné k životnímu prostředí.

Jako profesionální výrobce a dodavatel poskytujeme vysoce kvalitní produkty. Pokud máte zájem o naše výrobky nebo máte jakékoli dotazy, neváhejteKontaktujte nás.